Promootioon voivat osallistua maisterit ja tohtorit, joiden tutkinto on hyväksytty ennen aktipäivää 24.5.2019. Promootioon voi siis ilmoittautua ennen omaa valmistumista. Toimikunnalla on kuitenkin oltava varma tieto valmistumisesta viimeistään 17.5. mennessä. Valmistumisen voi osoittaa esimerkiksi väliaikaisella tutkintotodistuksella. Valmistumisaikatauluihin liittyvissä asioissa kannattaa olla yhteydessä oman tiedekunnan opiskelijapalveluihin.
Promootioon voivat osallistua maisteripromovendina kaikki Helsingin yliopiston humanistisessa, matemaattis-luonnontieteellisessä, bio- ja ympäristötieteellisessä, käyttäytymistieteellisessä, kasvatustieteellisessä tai farmasian tiedekunnassa maisterin tutkinnon (FM, MMM (biot.), KM, PsM) tai ennen vuoden 1994 tutkintoasetusta sitä vastanneen kandidaatin tutkinnon (FK, FaK, KK, PsK) suorittaneet sekä käyttäytymistieteellisessä tiedekunnassa aloittaneet, mutta lääketieteellisestä tiedekunnasta valmistuneet maisterit (KM, PsM), ja tohtoripromovendina kaikki ko. tiedekunnissa tohtorin tutkinnon (FT, FaT, MMT (biot.), KT tai PsT) suorittaneet. Proviisorit ja filosofian maisteriksi tai tohtoriksi muualla kuin yllämainituissa Helsingin yliopiston tiedekunnissa tutkintonsa suorittaneet eivät siis voi osallistua filosofisen tiedekunnan promootioon.
Promovendit osallistuvat promootioon usein puolisonsa tai muun seuralaisensa kanssa. Maisterin seuralaista kutsutaan seppeleensitojaksi/-sitojattareksi. Seppeleensitojat ja -sitojattaret nimityksensä mukaisesti valmistavat promovendien laakeriseppeleet seppeleensitojaisissa. Tohtorin seuralaista kutsutaan miekanhiojaksi/-hiojattareksi, mutta nimityksestään huolimatta hän ei joudu hiomistehtäviin. Seuralainen on promovendin daami/kavaljeeri päivällisillä ja osallistuu myös kaikkiin muihin juhlallisuuksiin. Promootioon voi osallistua myös ilman seuralaista. Tällöin yleinen seppeleensitoja apulaisineen vastaa maisteripromovendin seppeleen valmistamisesta.
Promootioon osallistumisessa on kaksi mahdollisuutta: voi osallistua joko kaikkiin tilaisuuksiin tai ainoastaan aktiin ja aktiharjoituksiin.